على الرغم من أن الفريق قد يبدو دائمًا مشغولًا، إلا أن هناك تساؤلات تظل قائمة حول أسباب عدم تحقيق الأهداف الزمنية للتسليم.،
ان لذلك تأثير على معنويات الفريق وسير العمل، ما هي الاستراتيجية التي تبنتها شركة تويوتا لتعزيز الإنتاجية وتحقيق نتائج ملموسة؟
تُعتبر (WIP Limits) Work in Progress أداة حيوية تعتمدها كثير من المؤسسات التي تسعى لمواجهة هذه التحديات. وقد طورت شركة تويوتا هذه الاستراتيجية كجزء من نظام التصنيع الخالي من الهدر (Lean)، وهي تُستخدم اليوم بشكل واسع في أطر Agile وKanban لتحسين سير العمل.
ما هي (WIP Limits)؟
تشير WIP Limits إلى تحديد عدد المهام التي يمكن أن يعمل عليها الفريق في أي وقت محدد. يساهم هذا التقييد في الحفاظ على تدفق عمل مستقر وواضح، حيث يتيح للفريق التركيز على إتمام المهام بدلاً من الانشغال ببدء مهام جديدة، مما يُحسن من الكفاءة وجودة الإنتاج.
تعتمد هذه الاستراتيجية على تنظيم العمل وفق عدة مراحل: (To Do, Doing, Done)، حيث تُحدد عدد المهام في المرحلة الخاصة بال Doing .
الهدف الرئيسي من WIP Limits هو تحقيق توازن فعّال في تدفق العمل. فعند تقليل عدد المهام قيد التنفيذ، يتمكن الفريق من تقديم العمل بجودة عالية وفي الوقت المناسب.
– تحسين التركيز: يساهم التركيز على عدد أقل من المهام في إنجازها بشكل أسرع، مما يُعزز فعالية الفريق في معالجة الأعمال الموكلة إليه.
– تسليم أسرع: من خلال تقليل تعدد المهام، تتسارع عملية تسليم النتائج، ويصبح الفريق أكثر فعالية في تقديم الأعمال المكتملة.
– جودة أعلى: التركيز على عدد أقل من المهام يؤدي إلى تحسين الجودة والدقة. عندما يقل عدد المهام، يتمكن الفريق من تخصيص المزيد من الوقت والجهد لكل مهمة، مما ينتج عنه نتائج نهائية محسنة.
– تحديد الاختناقات: تسهل WIP Limits اكتشاف العوائق في العملية، مما يُضمن سلاسة سير العمليات. يصبح من الأسهل معالجة المشكلات وتحسين سير العمل.
– عبء عمل متوازن: يسهم عبء العمل القابل للإدارة في تقليل مستويات التوتر وزيادة الروح المعنوية. عندما يشعر الأفراد بعدم الانغماس في مهام فوق طاقتهم، يتحسن شعورهم النفسي وتزداد إنتاجيتهم.
تطبيق (WIP Limits) ليس مجرد تعديل؛ انما تحول استراتيجي نحو تعزيز الكفاءة التشغيلية والمعنويات الفريق. من خلال وضع حدود واضحة على عدد المهام قيد التنفيذ، يمكن للمنظمات تعزيز بيئة عمل مركزة حيث تأخذ الجودة والتسليم في الوقت المحدد الأولوية.
لا تساعد هذه الطريقة فقط في تبسيط تدفقات العمل، بل تمكّن الفريق أيضًا من التفاعل بعمق مع عملهم، مما يؤدي إلى زيادة الرضا والأداء العام. أثناء تفكيرك في دمج حدود WIP في عملياتك، تأمل كيف يمكن أن تعمل هذه الاستراتيجية البسيطة والفعالة على تحويل فريقك ونتائجك.